Система электронного документооборота (СЭД)

СЭД используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами:

• управление взаимодействием с клиентами.
• обработка обращений граждан.
• автоматизация работы сервисной службы.
• организация проектного документооборота и т.д.

Этапы работы:

1. Предварительное обследование.
• Формулировка основных требований к системе;
• Определение функциональных, географических и других ограничений проекта;
• Согласование устава проекта и заключение контракта;
• Предварительный выбор СЭД.
2. Системно-аналитическое обследование.
• Изучение структуры и бизнес-процессов предприятия;
• Изучение бумажного документооборота;
• Обследование IT-инфраструктуры;
• Уточнение требований к СЭД;
• Выбор программной платформы.
3. Моделирование.
• Описание маршрутов движения документов;
• Определение архитектуры справочников аналитики СЭД (НСИ);
• Согласование ТЗ.
4. Установка СЭД.
• Настройка, адаптация и (или) модернизация системы СЭД;
• Подготовка инструкций и регламентов;
• Обучение пользователей;
• Опытная эксплуатация;
• Передача в промышленную эксплуатацию.

Результаты

• Оптимизация работы с документами и информацией с возможностью удаленного доступа и возможностью работы с ЭЦП.
• Сокращение времени на поиск документов и информации, а также их обработку (оформление, согласование и т.д.).
• Автоматизация учета документов.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Оптимизация управленческого контроля.
• Увеличение производительности труда.
• Снижение материальных затрат.

Цель

Системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом IТ-инфраструктуры современного предприятия.

Современные СЭД ориентируются на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и т.д.)